Lors de la mise en place d’un SIRH, il y a des étapes clés à respecter : l'identification des besoins, le cahier des charges, l'étude des offres, la sélection du SIRH, la planification du déploiement…. Prenons l’exemple des fonctionnalités nécessaires à la gestion des congés et des absences par les managers : Évaluez ensuite l’importance de ces fonctionnalités et leur priorité de mise en place dans votre organisation actuelle. Définir le périmètre du projet. Dans un univers du management en entreprise et des ressources humaines largement diversifié, les professionnels se doivent d’être polyvalents et de plus en plus réactifs. Grâce à ce système qui repose sur un ensemble de logiciels, les décisions prises par les managers RH gagnent en qualité et, par conséquent, les employés deviennent plus efficaces. Afin de bien cerner les enjeux du projet, il est important de s’imprégner du contexte, des problématiques du client, et des acteurs concernés. Élaborer le cahier des charges en adéquation avec les enjeux de l'entreprise. 3. Mise en œuvre et communication interne 5. Prenons l’exemple de la gestion des notes de frais ci-après. En le communiquant, vous enlèverez des doutes auprès de vos collaborateurs sur les changements qui se déroulent dans lâentreprise. 3. S’organiser pour réussir. Les types de contrats, les avantages . La production des différents documents contractuels liés aux étapes méthodologiques d’un projet SIRH est importante également en terme de responsabilité et donc d’affectation des coûts liés à la découverte d’une anomalie. Vérifier la bonne conduite du projetentre les différents départements internes ou a… Les précédentes étapes du projet vous ont aidé à déterminer ce qui devait changer dans votre entreprise. La mise en place d’un SIRH permet de gagner en efficacité en réalisant moins d’administratif dans toutes les strates de l’entreprise. Mettre en place un processus clair et chronologiquede mise en œuvre de la dématérialisation. 2. Figure 1 - Vision globale des étapes d'un projet d'éducation ou de … Analyse de vos besoins fonctionnels… Au moment de s’équiper, certaines sociétés en profitent pour moderniser et automatiser l’ensemble de leurs processus administratifs et optent pour une suite intégrée (aussi appelée ERP). Nous vous recommandons donc d’impliquer dès le départ le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur du Système d’Information (ou les personnes qui remplissent ces fonctions si ces postes n’existent pas dans votre entreprise). Accompagné de plusieurs témoignages de consultants expérimentés, ce guide a pour objectif de vous donner un ensemble de conseils, d’astuces, ou d’écueils à éviter pour réussir l’implémentation de votre solution SIRH.La gestion de projet SIRH demande beaucoup d’organisation et de rigueur. Plusieurs méthodes peuvent ê… La mise en place de ce projet créera des modifications dans les habitudes de travail sur des actions sensibles : congés, paie etc. Qui valide ? Piloter la mise en œuvre du SIRH. Avant de rentrer dans le vif des étapes d'un projet SIRH, un temps d’analyse est nécessaire. Il nâest pas toujours aisé pour les entreprises de mettre en place un SIRH dans lâentreprise. Le SIRH est le système d’information de gestion des ressources humaines (RH). Avec la transformation digitale, les métiers des RH ont également mué. Spécifiez le temps que prend la tâche ainsi que sa forme (papier, excel, mail…). Travaillez en plusieurs phases, par briques fonctionnelles et installer les modules progressivement. L’élaboration et la mise en place d’un cahier des charges répondent à des impératifs hautement nécessaires pour la vie de l’entreprise. Préciser la méthodologie de mise en place d'un SIRH (Système d'Information RH). La mise en place d’un SIRH est loin d’être une action anodine. Diagnostiquer son système actuel et exploiter des pistes d'optimisation des outils RH. Un des principaux enjeux humains est de donner du sens afin de montrer que le projet est en phase avec la stratégie de l'entreprise et démontrer que le projet apporte de l'efficience dans l'organisa… Etudiez les commentaires émis par vos collaborateurs sur chaque processus. 2. Les 5 étapes clés de la mise en place d’un SIRH ... En effet, la mise en place d’un SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles. Afin d’optimiser le traitement des ressources humaines, il est essentiel … Font-ils face à des problèmes récurrents ? Il faut en effet identifier ce qui peut être perfectible dans vos processus actuels pour assurer la réussite de sa mise en place. Les différentes étapes du projet vous permettront de choisir l’outil SIRH qui répondra à vos besoins et assureront la réussite de sa mise en place dans votre entreprise. Certaines fonctionnalités considérées comme moins pertinentes sont parfois indispensables pour le bon fonctionnement de lâentreprise. Rater l’implication de ses salariés quand on implémente un SIRH est assez facile : 1. Quelles son… De l’identification de vos besoins à la mesure du ROI, en passant par le déploiement de la solution, vous connaissez maintenant toutes les étapes pour réussir la mise en place de votre SIRH. un sondage qui remonte l’insatisfaction de vos collaborateurs, des retards systématiques sur les déclarations de dépenses ou de suivi des temps, Transmettre la note de frais au service financier, Saisir la note de frais dans les écritures comptables. La première étape consiste à réaliser un audit de ce qui est déjà en place au sein de lâentreprise comme les outils RH, les processus ainsi que les pratiques déjà applicables en gestion de projet. Avant de mettre en place le SIRH, vous devez vous assurer que tous les acteurs du projet puissent être mobilisés. La bonne tenue des données RH des salariés a également une incidence sur la gestion financière et le système d’information de l’entreprise. En effet, débuter son projet sans prendre du recul sur ses méthodes revient à coudre un vêtement sans prise de mesures ni patron… il risque de ne pas être ajusté. Constituer la bonne équipe pour le projet SIRH, 3. Voici trois grandes étapes préliminaires à intégrer dans votre gestion de projet SIRH. 2. Elaboration d’un plan d’actions RSE 4. « Le système d’infomation ressources humaines (SIRH) ressemble de plus en plus à un gigantesque jeu de Lego®. Rédiger un cahier des charges 3. La paye est-elle internalisée ou externalisée ? 2 Un SIRH, par où commencer ? La technique de la cartographie des processus est particulièrement adaptée pour vous aider à obtenir une vision globale de vos méthodes. Certaines tâches sont-elles trop chronophages ? 3 1. La décision et la mise en place d’un tel système sont longues. La convention collective : l’accord de branche ou l’accord d’entreprise négocié. Vous pouvez désormais partir à la recherche d’un outil SIRH pour vous y aider. Selon son contexte, ses pratiques, sa culture, ses salariés, on peut, d’une part, décider d’y aller progressivement (ce qui va se traduire par une approche par lots fonctionnels, avec une mise en place des processus fortement étalée) ou en mode Big Bang (ici, il s’agit d’enclencher un déploiement très rapide et donc de lancer pratiquement tous les modules en même temps). Vous devez donc faire un checklist de ce dont vous avez besoin, en anticipant les besoins futurs. Constitution d’une équipe projet 2. Vous devenez votre propre ambassadeur. Pour ce faire, il vous faut lister de manière exhaustive chacune des tâches administratives RH à réaliser par les collaborateurs. Le service comptable reçoit les notes de frais très tard, ce qui accroît sa charge de travail en fin de mois. Un projet de transformation RH ne peut se faire sans une étude prospective au préalable, afin de mesurer les changements qui vont s’opérer et évaluer leurs différents impacts. Il doit également améliorer les conditions de déploiement du département RH. Il doit sâintégrer facilement à votre système dâinformation, facile à prendre en main et favoriser les échanges dâinformations internes (échanges entre collaborateurs, processus de validation, etc.). 2. relance automatique des demandes non validées. Pour profiter pleinement de ses nombreux avantages , il est essentiel de procéder à un déploiement en bonne et due forme . Mise en place d’un SIRH : 5 étapes à suivre pas à pas 1. Commencez par réaliser un audit pour passer en revue l’existant : les processus RH, les outils RH, les pratiques en place, etc. L’état des lieux technique : quel logiciel de paie ou de comptabilité utilisez-vous ? Les enjeux liés aux collaborateurs de l’entreprise sont en majorité individuels puis collectifs. crédit des jours de récupération par le manager. Valorisation des résultats RSE obtenus vis‐à‐vis de l’ensemble des parties prenantes Les 7 étapes de la démarche RSE Temps Une cartographie vous aidera à identifier plus aisément les chantiers sur lesquels travailler : La mise en place d’un SIRH n’est pas un projet que l’on mène uniquement dans le but de faciliter la vie du service RH et des collaborateurs. Plusieurs acteurs devront porter ce projet pendant plusieurs mois, provenant de différents services (direction, services RH, informatique, financier, collaborateurs etc). Réaliser un état des lieux 2. Vous pouvez simplement préparer une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants : Décrivez précisément les missions du service RH et surtout celles que vous ne pouvez pas mener à bien faute de temps ou d’outils. Déployer un SIRH, c’est opérer un premier arbitrage. Ce budget doit être travaillé avec minutie, avant de sélectionner lâéditeur le plus en adéquation avec vos besoins. Avant de rentrer dans le vif des étapes d'un projet SIRH, un temps d’analyse est nécessaire. Les données traitées, la couverture fonctionnelle attendue ou encore l'étendue des services doivent être inscrites dans le cahier des charges. Omettre de se mettre à la place de chacun des utilisateurs, 3. Anticiper pour : 1. Vous l’aurez compris, l’implantation du SIRH est un gros chantier qu’il convient de préparer et d’accompagner avec précaution. La mise en place d’un projet est un processus comportant quatre moments-clés : (1) le déclencheur du projet, (2) l’élaboration du projet, (3) la mise en uvre du projet et (4) l’évaluation du projet. Ne pas prendre en compte les feedbacks ou les propositions d’amélioration des utilisateurs. Grâce à l’appui de solutions innovantes, le secteur des RH et particulièrement celui des SIRH profitent de nombreux atouts. Les Ressources humaines ont pour objectif la gestion administrative du personnel de l’entreprise, son pilotage ainsi que son évolution professionnelle. Il ne sâagit pas dâutiliser le logiciel le plus populaire, mais dâopter pour le logiciel qui correspond à vos besoins et à vos attentes. Dans ce contexte, il est important de suivre certaines étapes qui sont prévues par la méthodologie de … Comment intégrer un système d’information et de gestion des ressources sirh 1. Les gestionnaires d’entreprises d’expérience auraient surement le conseil suivant pour vous : … En simplifiant et facilitant les processus et la gestion administrative, le système d’information des Ressources Humaines participe donc à remettre l’humain au centre de … Oublier d’observer, analyser et comprendre les processus existants 2. La répartition des responsabilités dans la mise en œuvre d’un progiciel SIRH. Qui a accès aux informations? Amélioration de la démarche 7. Comptez 6 à 24 mois pour mûrir vos besoins, choisir votre solution SIRHet la déployer. Combien de temps passent-ils à déclarer une dépense ou leur temps de travail quotidien ? Cette grille vous permettra d’évaluer la pertinence des SIRH proposés par les différents éditeurs du marché, ainsi que de leur communiquer clairement vos attentes. Il est important dâavoir la bonne équipe pour piloter le projet SIRH. Mettre en place un service RH fait appel à tous les aspects de la gestion des ressources humaines. Si vous êtes une PME, votre projet SIRH ne nécessite pas forcément de vous lancer dans la rédaction d’un long cahier des charges. Pour minimiser les réticences, vous ne devez pas hésiter à communiquer les bénéfices individuels et communs profitables à chacun des collaborateurs. délégation de la validation en cas d'absence du manager. La mise en place d’un SIRH accompagne l’humain, cette valeur capitale de votre entreprise, qui repose sur les compétences et la richesse de vos équipes. S’organiser pour réussir. Les différentes étapes à suivre pour un projet SIRH à succès. Rédaction du cahier des charges 3. En cherchant à les identifier ces processus, vous allez recevoir toutes sortes de signaux : Si vous êtes confronté à ce type de signaux, c’est le moment de rentrer dans le détail de vos méthodes. Commencez d’abord par sonder l’ensemble des collaborateurs : L’une des étapes d’un projet SIRH consiste à identifier les processus existants pouvant être optimisés. Pour réussir la mise en place de votre SIRH, vous devez avant tout mobiliser des ressources et des expertises variées. Dans le cadre de la future mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines (GRH), les managers et responsables SIRH doivent savoir établir leurs priorités. Présentation de l’entreprise : nombre d’établissement, organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, perspective de recrutements…. Pour un grand nombre d’entreprises, l’objectif de mise en œuvre d’un logiciel SIRH vise à améliorer les gains et la productivité. Les enjeux des Ressources Humaines sont multiples et fondamentaux pour le bon fonctionnement global d’une entreprise. D’ailleus, l’offe logicielle est devenue pléthorique. Clairement, l’approche par lots fonctionnels retient la préférence d’environ un tiers des entrepris… La mise en place d’un outil si complexe comme CRM Bitrix24 demande non seulement l’effort technique mais aussi l’effort organisationnel de la part du client et de la personne qui effectue l’implantation. Vous pourrez ainsi bénéficier de leur expertise pour mieux identifier les besoins transversaux de votre entreprise. Prescrivez ou vendez des solutions Lucca, Je soumets mon projet Sont-ils satisfaits des méthodes actuelles (de demandes de congés ou de gestion des notes de frais) ? Etablir le budget et mettre en place un rétroplanning. Le schéma ci-dessous représente un exemple de modèle de gestion de données via des systèmes d’information disparates comparé à celui d’un SIRH unique. Cette entité gérera également les licences informatiques et les SI pour vous aider à faire face aux problèmes techniques. Pensez également à évangéliser l’entreprise en interne le plus tôt possible pour accompagner vos collaborateurs à l’utilisation de ce nouvel outil. Le 17/03/2014 Un SIRH, par où commencer ? S’assurer d’une bonne ergonomiedu poste de travail : évaluer et analyser le futur environnement et les conditions de travail du collaborateur. En savoir plus sur Lucca, Notre communauté Toutefois, l’un des éléments les plus importants reste la communication que vous en faites à vos collaborateurs. Cartographier et préparer les phases du projet. Aussi bien auprès de la direction que des équipes. En amont de la mise en place effective du système, différents stades sont à opérer dans la mise en œuvre de la solution. En amont de la mise en place d’un projet SIRH, il est primordial de cadrer votre projet car il conditionne sa bonne implémentation. Vous devez choisir avec soin le responsable qui pilotera votre projet. Elle peut passer par la communication interne, voire des formations dispensées par les futurs intégrateurs. L’état des lieux métier : Quels sont les différents types de congés en dehors des CP et RTT (récupération, ancienneté, fractionnement…) ? validation directe depuis le planning ou un email de notification ou validation sur deux niveaux. Recherche et sélection de l’éditeur de logiciel RH 4. Vous devez également intégrer la direction des systèmes dâinformations (DSI), afin de vous aider à déployer les outils dont vous aurez besoin pour le projet. Cela permet de faire le point sur ce qui va et ce qui ne va pas, ce qui a besoin d’être modifié ou doit être conservé.. Qu’est-il attendu ? Pour cela, la formalisation des processus existants est une étape indispensable. Le SIRH est lâune des artères de lâorganisation interne de lâentreprise. La mise en place d’un SIRH permet de gagner en efficacité en réalisant moins d’administratif dans toutes les strates de l'entreprise. Les 5 étapes clés de la mise en place dâun SIRH, 2. La première étape d’un projet d’assistance à maîtrise d’ouvrage consiste en une phase d’observation : l’analyse de l’existant. La mise en place d’un SIRH (Système d’information des Ressources humaines) est toujours un moment délicat dans la vie d’une entreprise.En effet, ce type de solution impacte largement l’ensemble des services et du personnel. Désormais, c’est le SIRH qui se charge de l’automatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et d’améliorer leur suivi. Gestion des entretiens et suivi des objectifs, Distribution dématérialisée des bulletins de paie, Les 3 solutions essentielles pour constituer votre SIRH, À propos Vos collaborateurs ont-ils besoin d'avoir accès au SIRH depuis un téléphone portable? La personne doit avoir la capacité de mener une équipe et être le bon interlocuteur entre le service RH et lâéditeur du SIRH. Il faut en premier lieu le sponsor de la … Le choix de la mise en place d’un SIRH concerne tout le monde dans l’entreprise. Mettre en place ou changer de SIRH (système d’information des ressources humaines) représente un enjeu majeur pour une entreprise, car une telle évolution impacte la plupart des services (recrutement, formation ou encore gestion de la paie) et, par extension, des collaborateurs. Cette étape vous permet d’identifier les points problématiques avec plus de facilité. Découvrez les intégrateurs Lucca, Devenir partenaire Les 3 premières étapes vers un SIRH: 1. Voici les 5 étapes clés dâun projet SIRH dans votre société. Les données à traiter : les identifier, les classer et les hiérarchiser Fiabiliser la reprise de données pour réussir l'étape d'informatisation des données Les étapes clés de la mise en oeuvre du SIRH : conception, recette, pilote, communication Ne pas comprendre comment eux vont l’utiliser au jour le jour ; 4. Opter pour le logiciel SIRH le plus adapté. Cette étape constituera le socle du projet. Différentes étapes sont à respecter à commencer par la définition des priorités. La mise en place d’un SIRH Donner à votre projet les meilleures chances de succès R PAIE -C www.cavelex.com - Cave Lex - SAS au capital de 25 000 € - Siret 518 225 560 00011 - forhmaction@cavelex.com En effet, la mise en place dâun SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles. En effet, après la phase de « choix de la solution », (choix du progiciel), de grandes étapes sont à mener, de l’implémentation jusqu’à l’intégration de l’outil, phases facteurs clés de … Désormais, câest le SIRH qui se charge de lâautomatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et dâaméliorer leur suivi. Etablir le budget et mettre en place un rétroplanning, 4. Un logiciel RH a un impact sur de nombreux services (finances, informatique…) et niveaux de responsabilités (collaborateurs, managers, administrateurs…). Depuis quel environnement : iOS, Android ? Il est nécessaire de satisfaire leurs besoins et comprendre leur fonctionnement en tant qu’individu pour assurer la réussite d’un projet SIRH. SIRH : quelles sont les étapes de la conduite du changement ? Les managers attendent le dernier moment pour s’atteler à la tâche et valident le plus souvent sans vérifier les notes de frais de leur équipe. Mettez en avant les avantages que cela procurera pour la société. Cela vous permettra également de rassembler toutes les informations en rapport avec le service RH.
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